قاعدة المعرفة — شروحات نظام بصمتك خطوة بخطوة

جميع شروحات نظام بصمتك في مكان واحد: إعداد الشركة والموظفين، الورديات والحضور، الرواتب والتقارير، وتطبيق الجوال.

البداية السريعة

البداية السريعة: يومك الأول مع بصمتك

سجّل الدخول، خذ جولة في لوحة التحكم وتعرّف على مكان كل شيء قبل إعداد شركتك.
فهم لوحة التحكم

معنى كل بطاقة ورسم بياني ورقم في لوحة التحكم الرئيسية.
إعداد حساب شركتك (قائمة تحقق)

ترتيب موصى به لإعداد بصمتك من الصفر — أنجزها مرة واحدة ليعمل كل ما بعدها بسلاسة.
دعوة فريق الموارد البشرية والمشرفين

امنح زملاءك الوصول بالصلاحيات المناسبة لمساعدتك في إدارة الموارد البشرية.

الموظفون

إضافة موظف جديد خطوة بخطوة

الطريقة الكاملة لإنشاء موظف: البيانات، التوظيف، الوردية و(اختيارياً) الدعوة.
استيراد الموظفين من إكسل

أدخل مئات الموظفين دفعة واحدة عبر أداة الاستيراد ومطابقة الأعمدة.
تعديل ملف الموظف

تحديث البيانات، تغيير التوظيف، وإدارة تبويبات ملف الموظف.
إدارة وثائق الموظف وتواريخ الانتهاء

احفظ الهويات والعقود والشهادات واحصل على تنبيه قبل انتهائها.
تحديد الراتب والبدلات

سجّل الراتب الأساسي للموظف وبدل السكن والمواصلات والبدلات الأخرى. الراتب جزء من بيانات الموظف، ويُعتمد عليه في مسير الرواتب عندما يستخدم حسابك خدمة إدارة الرواتب.
إسناد وردية عمل للموظفين

اربط الوردية الصحيحة ليُقيَّم الحضور وفق الساعات الصحيحة.
نقل موظف بين الفروع

انقل موظفاً إلى فرع أو قسم جديد دون فقدان سجله.
تعطيل / إنهاء خدمة موظف

أزل موظفاً من الحضور النشط بشكل نظيف مع الاحتفاظ بسجلاته.

الفروع والأقسام والورديات

إنشاء فرع مع نطاق جغرافي

أضف موقعاً فعلياً وارسم النطاق الجغرافي الذي يحدد أين يمكن للموظفين تسجيل الحضور.
إنشاء الأقسام والمجموعات

نظّم الموظفين في أقسام للتصفية والتقارير وتوجيه الاعتمادات.
إنشاء وردية عمل

عرّف ساعات العمل ونوافذ الحضور وأيام الدوام لمجموعة من الموظفين.
إعداد الورديات المرنة / المفتوحة

للفرق التي تعمل ساعات مستهدفة بدلاً من توقيت ثابت.
تقييد الحضور/الانصراف حسب الموقع

تحكّم في السماح للموظف بالحضور من فرعه، أو فرع محدد، أو أي فرع، أو من أي مكان.
ضبط عطلات نهاية الأسبوع والعطل الرسمية

أخبر بصمتك بالأيام غير العاملة حتى لا يحتسبها الحضور والرواتب كغياب.

تطبيق الجوال

البداية مع تطبيق بصمتك للجوال

كيف ينزّل الموظفون التطبيق ويسجّلون الدخول برقم الجوال ويتحقّقون برمز لمرة واحدة.
تسجيل الحضور والانصراف من الجوال

الإجراء اليومي الأساسي: كيف يسجّل الموظفون الحضور بالنطاق الجغرافي من التطبيق.
الاستجابة لطلبات التحقق العشوائي

التحقق العشوائي يؤكّد أن الموظف حاضر فعلاً خلال ورديته.
إرسال طلب من التطبيق

كيف يرفع الموظفون طلبات الإجازة والسلفة والاستئذان وغيرها من جوالهم.
متابعة حالة الطلب والاعتمادات

يمكن للموظفين متابعة موضع طلبهم بالضبط في سلسلة الاعتماد.
تغيير أو إعادة تسجيل الجوال

لأسباب أمنية، يرتبط الحضور بجهاز واحد — إليك ما يحدث عند تبديل الموظف لجواله.
عرض الحضور وساعات العمل

يمكن للموظفين رؤية حضورهم وساعاتهم وتأخيرهم في التطبيق.
عرض قسائم الراتب في التطبيق

بعد اعتماد مسير الرواتب، يمكن للموظفين عرض قسيمة راتبهم وتنزيلها.
الإشعارات والتنبيهات في التطبيق

بماذا يُشعَر الموظفون، وكيف تبقي التنبيهات الجميع متزامنين.
حل مشاكل تسجيل الحضور

الأسباب المعتادة لعدم تمكّن الموظف من تسجيل الحضور — الموقع، الأذونات، الجهاز — وكيفية حل كلٍّ منها.

الحضور والانصراف

كيف يسجّل الموظفون الحضور والانصراف

طرق تسجيل الحضور: تطبيق الجوال، جهاز البصمة، والواي فاي.
تصحيح الانصراف المفقود

عندما ينسى موظف تسجيل الانصراف، صحّح السجل لتصبح ساعاته دقيقة.
إضافة استثناءات الحضور / الإدخال اليدوي

سجّل الحضور يدوياً لرحلات العمل أو العمل الميداني أو أعطال الأجهزة.
ضبط خصومات التأخير والغياب

اضبط القواعد التي تحوّل التأخير والغياب إلى خصومات في الراتب.

الطلبات والاعتمادات

مراجعة الطلبات واعتمادها

تعامل مع طلبات الإجازة والسلفة والاستئذان والطلبات المخصصة من صندوق واحد.
بناء مسار اعتماد

وجّه كل نوع طلب عبر المعتمدين الصحيحين بشكل تسلسلي أو متوازٍ.
إدارة أنواع الإجازات والأرصدة

أنشئ أنواع الإجازة السنوية والمرضية والمخصصة وحافظ على دقة الأرصدة.
إنشاء أنواع طلبات مخصصة

أضف أنواع طلبات خاصة بك إلى جانب المدمجة وامنحها أيقونة.

الرواتب

تشغيل رواتب الشهر

أنشئ مسير رواتب يجمع الرواتب والحضور والخصومات معاً.
إصدار قسائم الراتب ومشاركتها

أنتج قسائم راتب تحمل هويتك وسلّمها للموظفين.
إضافة المكافآت والخصومات والسلف

طبّق تعديلات لمرة واحدة على مسير الرواتب قبل الاعتماد.
صرف الرواتب عبر مُدد (خدمة إضافية)

أضف الربط مع مُدد إلى اشتراكك، ثم أرسل المسير المعتمد إلى بنوك موظفيك وتابع كل تحويل.

التقارير

إنشاء تقرير الحضور

صفِّ الحضور حسب التاريخ والفرع والقسم، ثم اقرأ الملخص.
تصدير وطباعة التقارير

احفظ أي تقرير كملف إكسل أو PDF، أو اطبع نسخة نظيفة تحمل هويتك.
تقرير الوثائق والانتهاء

اطّلع على كل وثائق الموظفين وقرب انتهائها على مستوى الشركة.
تقرير الإجازات

تتبّع من في إجازة، والأرصدة المتبقية، والإجازات القادمة.

الأجهزة

ربط جهاز بصمة

اربط جهاز ZKTeco لتُزامَن بصماته مباشرة إلى بصمتك.
حل مشكلة جهاز لا يُزامن

فحوصات سريعة عندما يظهر جهاز البصمة غير متصل أو يتوقف عن إرسال السجلات.

المستخدمون والصلاحيات

إضافة مستخدم مشرف / موارد بشرية

أنشئ مستخدماً للوحة التحكم وأسند الدور المناسب لمسؤولياته.
إنشاء الأدوار والصلاحيات

حدّد بدقة ما يمكن لكل نوع مستخدم رؤيته وفعله عبر مصفوفة الصلاحيات.

الإعدادات والحساب

تعديل ملف الشركة

اسمك وشعارك وسجلك التجاري وعملتك — تُستخدم في القسائم والخطابات.
ضبط الإشعارات والهوية البصرية

اختر أي الأحداث يُشعِر من، وبأي لغة، وبهوية علامتك.
إدارة الاشتراك والمقاعد

اطّلع على باقتك، وعدد مقاعد الموظفين المستخدمة، وجدّد أو رقِّ الباقة.

التكامل وواجهة البرمجة

ربط نظام آخر (مفتاح API)

أصدر مفتاح API محدود الصلاحية ليتمكن نظام ERP (أودو، ساب، أوراكل، دايناميكس) أو تطبيقك من المزامنة مع بصمتك.

Knowledge Base — Basmtak HR Tutorials

Every Basmtak how-to in one place: company and employee setup, shifts and attendance, payroll and reports, and the mobile app.

Getting Started

Quick start: your first day with Basmtak

Log in, take a tour of the dashboard and learn where everything lives before you set up your company.
Understanding your dashboard

What every card, chart and number on the home dashboard means.
Setting up your company account (checklist)

A recommended order for configuring Basmtak from scratch — do these once and everything downstream just works.
Inviting your HR team & admins

Give colleagues access with the right permissions so they can help run HR.

Employees

Adding a new employee, step by step

The complete flow for creating an employee: identity, placement, shift and (optionally) an invitation.
Importing employees from Excel

Bring hundreds of employees in at once with the column-mapping importer.
Editing an employee's profile

Update details, change placement, and manage the tabs inside an employee record.
Managing employee documents & expiry

Store IDs, contracts and certificates, and get alerted before they expire.
Setting salary & allowances

Record an employee's basic salary, housing, transport and other allowances. The salary is part of the employee record, and feeds payroll when your account uses the Payrolls service.
Assigning a work shift to employees

Attach the right shift so attendance is judged against the correct hours.
Transferring an employee between branches

Move someone to a new branch or department without losing their history.
Deactivating / offboarding an employee

Cleanly remove someone from active attendance while keeping their records.

Branches, Departments & Shifts

Creating a branch / location with geofence

Add a physical site and draw the geofence that decides where employees may check in.
Creating departments & groups

Organize employees into departments to filter, report and route approvals.
Creating a work shift

Define working hours, check-in windows and working days for a group of employees.
Setting up flexible / open shifts

For teams that work target hours rather than a fixed clock.
Restricting check-in/out by location

Control whether an employee may check in from their own branch, a selected branch, any branch, or anywhere.
Configuring weekends & official holidays

Tell Basmtak which days are off so attendance and payroll don't flag them.

Mobile App

Getting started with the Basmtak mobile app

How employees download the app, sign in with their mobile number and verify with a one-time code.
Checking in and out from the phone

The core daily action: how employees record attendance with geofencing from the app.
Responding to random attendance checks

Random checks confirm an employee is really present during their shift.
Submitting a request from the app

How employees raise vacation, advance, excuse and other requests on their phone.
Tracking request status & approvals

Employees can follow exactly where their request is in the approval chain.
Changing or re-registering a phone

For security, attendance is tied to one device — here's what happens when an employee switches phones.
Viewing attendance & working hours

Employees can see their own check-ins, hours and lateness in the app.
Viewing payslips in the app

Once a payroll run is finalized, employees can view and download their payslip.
Notifications & alerts in the app

What employees get notified about, and how alerts keep everyone in sync.
Troubleshooting check-in problems

The usual reasons an employee can't check in — location, permissions and device — and how to fix each.

Attendance

How employees check in & out

The ways attendance is captured: mobile app, fingerprint device and Wi-Fi.
Fixing missing check-outs

When someone forgets to check out, correct the record so their hours are accurate.
Adding attendance exceptions / manual entries

Record attendance manually for business trips, on-site work or device outages.
Configuring lateness & absence deductions

Set the rules that turn late arrivals and absences into payroll deductions.

Requests & Approvals

Reviewing & approving requests

Handle vacation, advance, excuse and custom requests from one inbox.
Building an approval workflow

Route each request type through the right approvers in serial or parallel.
Managing vacation types & balances

Set up annual, sick and custom leave types and keep balances accurate.
Creating custom request types

Add your own request types beyond the built-in ones and give them an icon.

Payroll

Running payroll for the month

Generate a payroll run that pulls salaries, attendance and deductions together.
Generating & sharing payslips

Produce branded payslips and deliver them to employees.
Adding bonuses, deductions & advances

Apply one-off adjustments to a payroll run before finalizing.
Paying salaries through Mudad (add-on)

Add the Mudad integration to your plan, then send an approved payroll to your employees' banks and follow every transfer.

Reports

Generating an attendance report

Filter attendance by date, branch and department, then read the summary.
Exporting & printing reports

Save any report as Excel or PDF, or print a clean branded copy.
Documents & expiry report

See every employee document and how soon it expires, company-wide.
Vacations report

Track who is on leave, remaining balances and upcoming vacations.

Devices

Linking a fingerprint device

Connect a ZKTeco device so its punches sync straight into Basmtak.
Troubleshooting a device that won't sync

Quick checks when a fingerprint device shows offline or stops sending records.

Users & Permissions

Adding an admin / HR user

Create a dashboard user and assign the role that fits their responsibilities.
Creating roles & permissions

Define exactly what each type of user can see and do with a permission matrix.

Settings & Account

Editing your company profile

Your name, logo, registration and currency — used across payslips and letters.
Configuring notifications & branding

Choose which events notify whom, in which language, with your brand look.
Managing your subscription & seats

See your plan, how many employee seats you use, and renew or upgrade.

Integrations & API

Connecting another system (API key)

Issue a scoped API key so an ERP (Odoo, SAP, Oracle, Dynamics) or your own app can sync with Basmtak.